Eisenhower lo aplicaba, covey lo dio a conocer

Dwight Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los EE.UU., pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Decía, con razón, que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo.

Covey Stephen, popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro (siete hábitos para la gente altamente efectiva) afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento, el cual te comparto a continuación.

Cuadrante 1 (HAZ): Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimiento, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc…estas serán características inequívocas de este cuadrante.

Cuadrante 2 (PLANIFICA): Lo importante pero No urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están mas lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en favor de una mejora futura. Algunos ejemplos: Planificar mejoras, capacitar, ser coach de tu equipo, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de proyectos, colaboradores y personal, dicho cuadrante representa desarrollo en las capacidades para mejorar la respuesta a los desafíos que vendrán.

“Este cuadrante determina todos los demás. Sin importante, no puede haber urgente”. Dejar la prioridad primero determinará el proceder del equipo, el tiempo no es una presión actual, es el equipo quién deberá hacerse cargo de ellas hoy para mejorar nuestro mañana.

Cuadrante 3 (DELEGA): Lo urgente, no importante componen a este cuadrante tales como las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas (incluida la juntitis) etc. En general representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nuestro equipo y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación frente a otros equipos o personas. Aunque podemos comprobar este costo de ceder y decir a todo que si (mientras sigues postergando lo que realmente es importante para ti como gerente y como equipo de trabajo). Comúnmente se le llama espiral centrípeta. (giramos todos en tu entorno, jamas concretamos el centro o lo importante).

Cuadrante 4 (POSPON): Lo No urgente y no importante. Se refiere a actividades de evasión, trivialidades, ocio, no planificado, perdidas de tiempo, etc. Acarrea una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o culpa son sub productos emocionales resultantes de este cuadrante.

Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes.

Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida. Para no desatender las actividades que son importantes, pero no son urgentes, necesitas ser proactivo, ya que éstas no demandan tu atención. Si las dejas de lado, llegará un momento en que se convertirán en urgentes, y este comportamiento te llevará al circulo vicioso que implica vivir siempre en modo reactivo, en una situación de crisis continua.

Si prestas demasiada atención al Cuadrante I (cosas urgentes e importantes), éste se irá haciendo cada vez más grande y te llegará a dominar por completo. Los Cuadrantes III y IV incluyen cosas que, urgentes o no, no son importantes. La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.

En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.

La gestión del tiempo es mucho más que escribir una serie de tareas en un cuaderno e ir tachándolas conforme las vas completando. La gestión del tiempo es una filosofía de vida. Si adoptas esta filosofía te darás cuenta que el tiempo es elástico.

Otra interpretación de la matriz de forma visual