En un entorno organizacional las juntas son indispensables y fundamentales en la vida de todos los colaboradores. El activo más importante de todas las organizaciones es su gente es por eso que consideramos de suma importancia aprovechar el tiempo que se le dedica a una junta. Se que todos hemos estado en juntas en las que parece interminable y que aplica el famoso “esta junta pudo haber sido un correo”.
A continuación te daremos unos consejos para eficientar tus juntas. Esperemos puedas llevar a la practica estos tips a tu organización y validar si realmente funcionan.
- Qué la junta nunca tenga solamente el propósito de informar, para poder dar a conocer un aviso es más recomendable mandar un correo
- Al momento de agendar la junta haz del conocimiento de los participantes el tema y solicita a los mismos participantes que vengan preparados con opiniones, puntos de vista, soluciones y conocimiento sobre el tema de la junta.
- Jeff Bezos tiene la regla de “las dos Pizzas” esto significa que en la junta no deben estar más de 8 personas. De esta manera incentiva la participación de todos los miembros y mejora el pensamiento grupal. A la junta deberían asistir solamente las personas realmente involucradas.
- Entrenarse, la junta debe ir encaminada a que te lleves algo nuevo, ya sea nuevo conocimiento, perspectivas diferentes, al momento de ingresar a la junta hazte la pregunta: ¿Qué puedo ofrecerle a mi equipo? y al finalizar la junta: ¿Qué aprendi de nuevo?
- Uno de los objetivos que deben contemplar todos los miembros de una junta es el poder tener la capacidad de hacer lo complejo simple. Agendas, calendarios, herramientas y metodologías sugieren que después de 30 minutos el enfoque cognitivo se pierde, la sugerencia es ver un solo tema a la vez y que ese tema no lleve más de 30 minutos.
- Si vas a expresar o compartir algo complejo apóyate de gráficos (videos, imágenes, graficas) evita en mayor medida el texto y piensa en lo siguiente: Si tuvieras que explicar “eso” a un niño de 10 años ¿Cómo la harías?. Esto te dará un norte para simplificar tus ideas y probablemente utilizar metáforas para facilitar la comprensión de lo que compartes.
- El formato de Google es; Si no se van a tomar desiciones en la junta no tiene caso tenerla. Cuando hablamos en toma de desiciones es normal que existan puntos de vista muy diferentes y en este caso la recomendación es; comprende lo que se esta compartiendo y construyan en conjunto tomando en cuenta todas las perspectivas. Se debe tomar la mejor decisión para la organización.
- Cuando en la toma de desiciones todos están de acuerdo, el ultimo en estarlo tiene la obligación de cambiar su postura, este ejercicio es difícil de hacer porque aunque estes de acuerdo en la desiciones tienes que no estarlo, el único objetivo de esto que puedas ver un punto siego o una perspectiva diferente. Hazte las preguntas de.. ¿Porque no debería estar de acuerdo? o ¿Porqué debería estar de acuerdo?
Te comparto el resumen (si tienes un post-it anota lo siguiente):
- No solamente informar
- Preparación anticipada
- No más de 8 personas
- Entrenarse
- Simplifica lo complejo
- Toma decisiones
- Comprometerse
Te propongo no creer esto que te estoy compartiendo pero te hago la invitación a que lo pongas en practica en tu organización y me compartas si has tenido resultados diferentes.
Jesus Loza.
