OPEN SPACE
CORE METODOLOGICO
El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa.
Se trata de una metodología de carácter participativo, apreciativo y auto-organizado que ha sido utilizada en los 5 continentes en miles de casos para generar cambios alrededor de temas claves a nivel de empresa, gobierno y comunidad con resultados realmente asombrosos.
A nivel organizacional se han utilizado para temas tan variados como: descubrir y diseminar mejores prácticas y oportunidades de ingresos, transformación cultural, planeación estratégica, restructuraciones, reducción de costos y aceleración del negocio, mejoramiento del servicio, entre muchos otros.
Esta metodología es especialmente útil cuando se presentan las siguientes condiciones en la organización:
• La situación es compleja
• Para obtener las mejores soluciones y respuestas se requiere de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario. Es decir, no hay una persona o algunas personas que sepan a ciencia cierta las respuestas y las soluciones,
• Se requiere abordar la situación de manera innovadora y productiva,
• Los resultados se necesitan para “ayer”, lo cual implica un alto sentido de urgencia.
Objetivo de un open space
La técnica del Open Space permite conseguir, que un grupo numeroso de personas y en un mínimo tiempo, logren las mejores ideas sobre un gran tema. Opcionalmente, los temas concretos a tratar se pueden organizar en varias áreas.
En un Open Space los asistentes se autoorganizan proponiendo temas concretos y programando una serie de reuniones donde tratarlos en ese momento. Un Open Space suele durar entre medio día y hasta dos días completos. Las reuniones pueden tener lugar simultáneamente y los asistentes son libres de decidir a qué sesiones quieren asistir y de cambiar de reunión en cualquier momento.
Los Cuatro Principios
1. Cualquier persona que llegue es bien recibida: cuando la reunión comienza, las personas que han venido son las apropiadas por cualquier razón que hayan elegido venir.
2. Lo que suceda es lo único que pudo suceder: es mejor no preocuparse por lo que pudo haber sucedido sino centrarse en lo que está ocurriendo ahora.
3. Cuando se empieza, se empieza: cualquier hora en que se comience es la hora adecuada, el reloj puede inhibir la creatividad y el aprendizaje.
4. Cuando se termina, se termina: el proceso colectivo y la creatividad tiene sus propios ritmos, a veces se usa más tiempo o menos del que se esperaba.
• Ejemplo de temas: Innovación, Nuevos productos para la empresa, Mejoras organizativas, Metodologías Ágiles, Temas abiertos durante la planificación de una Release, etc.
• Ejemplo de áreas : Línea de Producto X, Cambio organizativo, Cultura de empresa, Ingeniería ágil, etc.
• Ejemplo de temas concretos: Idea de producto Y, nuevos roles, Arquitectura emergente, etc.
